Protecting the privacy of personal information is an important principle at the Creative Group, Inc. We are committed to collecting, using and disclosing personal information responsibly and only to the extent necessary for the travel products and services we provide. We strive for openness and transparency when handling personal information. This document describes our privacy policies.

What is personal information?

Personal information is information about an identifiable individual. Personal information includes information that relates to an individual”s personal characteristics (e.g., gender, age, income, home address or phone number, ethnic background, family status), health (e.g., health history, health conditions, health services received by them) or activities and views (e.g., religion, politics, opinions expressed by an individual, an opinion or evaluation of an individual). Personal information is to be contrasted with business information (e.g., an individual”s business address and telephone number), which is not protected by privacy legislation. In addition, due the nature of the travel agency business, we also include in our policies and staunchly protect therein an individual”s financial information, including chequing account information and credit card information.

Who we are?

Our travel agency, Creative Group, Inc., is a full-service travel agency business, and we arrange travel products and services for our clients with a wide spectrum of industry suppliers. Accordingly, we deal with a number of consultants and third parties that may, in the course of their duties, have limited access to personal information we hold. These include airlines, railroads, cruise lines, tour operators, computer reservations system providers, and other travel-related vendors. We restrict their access to any personal information that we hold as much as is reasonably possible. We also have their assurance that they follow appropriate privacy principles in accordance with their own policies under the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA).

We collect personal information for the following purposes:

Like all travel agencies, we collect, use and disclose personal information in order to serve our clients. For our clients, the primary purposes for collecting personal information are as follows: to make and secure reservations, to issue transportation documents and vouchers, and to provide travel suppliers with information to complete the necessary purchasing arrangements for a wide array of travel and tourism products. Examples of the type of personal information we collect for those purposes include the following: name, address, telephone, age, credit card information, passport or visa information, website cookies, and similar personal information necessary to properly identify our clients and their entitlement to the services we arrange. We also collect personal information from our employees and contractors to assure our proper compliance with employment laws, remuneration, tax payments, and other employee/contractor functions.

Protecting personal information:

We understand the importance of protecting personal information. For that reason, we have taken the following steps:

  • Paper information is either under supervision or secured in a locked or restricted area. Paper information is transmitted through sealed, addressed envelopes or boxes by reputable companies.
  • Electronic information is transmitted either through a direct line or is anonymized or encrypted.
  • Electronic hardware is either under supervision or secured in a locked or restricted area at all times. In addition, passwords are used on all computers.
  • Staff is trained to collect, use and disclose personal information only as necessary to fulfill their duties and in accordance with our privacy policy.
  • External consultants and agencies with access to personal information must enter into privacy agreements with us or acknowledge that the abide by PIPEDA.

Retaining and destroying personal information:

We need to retain personal information for a period to ensure that we can answer any questions you might have about the services provided and for our own accountability to external regulatory bodies. However, in order to protect your privacy, we do not like to keep personal information indefinitely. We hold client files for about 3 years. Our client and contact directories are much more difficult to systematically destroy, so we remove such information when we can if it does not appear that we will be contacting you again. However, if you ask, we will remove such contact information right away. We keep any personal information relating to our general correspondence with people who are not our clients, newsletters, seminars and marketing activities for about 6 months after the newsletter, seminar or marketing activity is over. We destroy paper files containing personal information by shredding. We destroy electronic information by deleting it and, when the hardware is discarded, we ensure that the hard drive is physically destroyed. Alternatively, we may send some or all of the client files to our clients.

You can look at your information:

With only a few exceptions, you have the right to see what personal information we hold about you. Often, all you have to do is ask. We can help you identify what records we might have about you. We will also try to help you with any information you do not understand (e.g., various industry forms, technical language, etc.). We will need to confirm your identity, if we do not know you, before providing you with this access. We reserve the right to charge a nominal fee for such requests. If there is a problem, we may ask you to put your request in writing. If we cannot give you access, we will tell you within 30 days if at all possible and tell you the reason, as best we can, as to why we cannot give you access.

If you believe there is a mistake in the information, you have the right to ask for a correction. This applies to factual information and not to any professional opinions we may have formed. We may ask you to provide documentation that our files are wrong. Where we agree that we made a mistake, we will make the correction and notify anyone to whom we sent this information. If we do not agree that we have made a mistake, we will still agree to include in our file a brief statement from you on the point and we will forward that statement to anyone else who received the earlier information.

Politique de confidentialité – Canada

La protection de la confidentialité des renseignements personnels est un principe important chez Creative Group, inc. Nous nous engageons à recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels de façon responsable et uniquement dans la mesure nécessaire pour la vente de nos produits et services de voyage. Nous mettons l’accent sur l’ouverture et la transparence lorsque nous traitons vos renseignements personnels. Le présent document décrit nos politiques de confidentialité.

Qu’entend-on par renseignements personnels?

Un renseignement personnel est un renseignement sur une personne identifiable. Les renseignements personnels comprennent tout ce qui a trait aux caractéristiques personnelles d’une personne (le sexe, l’âge, le revenu, l’adresse ou le numéro de téléphone à domicile, l’origine ethnique, la situation familiale, etc.), à sa santé (les antécédents médicaux, l’état de santé, les soins médicaux reçus, etc.) ou à ses activités et opinions (sa religion, ses opinions politiques, les opinions exprimées par une personne, son opinion ou son évaluation d’une personne, etc.). Contrairement aux renseignements personnels, les renseignements commerciaux (l’adresse et le numéro de téléphone professionnels d’une personne, etc.) ne sont pas protégés par les lois sur la protection des renseignements personnels. Par ailleurs, en raison de la nature des activités des agences de voyages, nous intégrons dans nos politiques et protégeons fermement les informations financières d’une personne, notamment les données relatives à ses comptes chèques et cartes de crédit.

Qui sommes-nous?

Notre agence de voyages, Creative Group, inc. est une agence qui propose à ses clients une gamme complète de services et de produits offerts par un large éventail de fournisseurs du secteur. Nous collaborons donc avec un certain nombre de consultants et de tiers qui, dans l’exercice de leurs fonctions, peuvent avoir un accès limité aux renseignements personnels que nous détenons. Il s’agit notamment de compagnies aériennes et ferroviaires, de croisiéristes, de voyagistes, de fournisseurs de systèmes informatisés de réservation et d’autres fournisseurs dans le secteur des voyages. Nous limitons cependant, dans la mesure du possible, leur accès aux renseignements personnels que nous détenons. Nous avons également l’assurance que ces tiers se conforment à leurs propres politiques relatives à la protection de la vie privée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

À quoi nous servent-ils vos renseignements personnels?

Comme toutes les agences de voyages, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels afin de servir nos clients. Ces renseignements nous permettent notamment d’effectuer et de garantir des réservations, d’émettre des documents de transport et des coupons, et de transmettre aux fournisseurs les renseignements nécessaires pour l’achat d’une vaste gamme de produits touristiques et de voyage. Voici des exemples de renseignements personnels que nous recueillons à ces fins : nom, adresse, numéro de téléphone, âge, renseignements sur la carte de crédit, le passeport ou les visas, fichiers témoins de notre site Web et autres renseignements personnels de même nature nécessaires pour identifier correctement nos clients et les services auxquels ils ont droit. Nous recueillons également les renseignements personnels de nos employés et sous-traitants pour nous assurer de nous conformer au droit du travail, aux lois relatives à la rémunération et au versement des impôts et à d’autres fonctions entre employés et sous-traitants.

Protection des renseignements personnels

Nous comprenons l’importance de protéger les renseignements personnels et, pour cette raison, nous avons pris les mesures suivantes :

  • Les documents papier sont soit sous surveillance constante soit protégés dans une pièce verrouillée ou d’accès restreint. Nous avons recours aux services d’entreprises dignes de confiance pour l’envoi de ces documents, qui sont placés dans des enveloppes ou boîtes scellées avec adresses correspondantes.
  • Les données électroniques sont transmises par ligne directe, ou de façon anonyme ou cryptée.
  • Le matériel électronique est toujours sous surveillance, ou sécurisé dans une pièce verrouillée ou à accès restreint. De plus, l’accès à tous les ordinateurs est protégé par des mots de passe.
  • Nos employés sont formés pour recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire à l’exercice de leurs fonctions et conformément à notre politique de confidentialité.
  • Les consultants externes et les tiers ayant accès aux renseignements personnels doivent conclure une entente de confidentialité avec nous ou accepter de se conformer à la LPRPDE.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Nous devons conserver vos renseignements personnels pendant une durée définie pour être en mesure de répondre à vos questions sur les services fournis et, le cas échéant, pour rendre compte aux organismes de réglementation externes. Toutefois, pour nous assurer de protéger votre vie privée, nous conservons vos renseignements personnels environ 3 ans au lieu de les garder indéfiniment. Il est beaucoup plus difficile de détruire systématiquement nos répertoires de clients et de coordonnées, donc nous supprimons ces informations dès que possible si nous pensons ne plus avoir besoin de communiquer avec vous. Toutefois, si vous nous le demandez, nous supprimerons immédiatement ces coordonnées. Nous conservons tous les renseignements personnels relatifs à notre correspondance générale avec des personnes qui ne sont pas nos clients, nos infolettres, nos séminaires et nos activités de marketing pendant environ 6 mois après la fin desdites activités. Nous déchiquetons les documents papier et nous détruisons l’information électronique en la supprimant. En outre, nous veillons à détruire physiquement les disques durs du matériel qui est jeté. Nous pouvons également envoyer à nos clients une partie ou la totalité de leurs renseignements contenus dans nos dossiers.

Votre droit de consulter vos renseignements

À quelques exceptions près, vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Souvent, il suffit de nous le demander. Nous pouvons même vous aider à déterminer les renseignements que nous détenons à votre sujet. Nous vous aiderons également à comprendre l’information difficile à saisir (divers formulaires de l’industrie, termes techniques, etc.). Avant de vous donner accès à ces données, nous devrons confirmer votre identité, si nous ne vous connaissons pas. Nous nous réservons le droit de vous demander des frais minimes pour ces services. En cas de problème, nous pouvons vous demander de présenter votre demande par écrit. Si, pour une quelconque raison, il est impossible de vous donner accès à ces renseignements, nous vous en informerons, dans la mesure du possible, dans un délai de 30 jours en indiquant ces raisons de notre refus.

Si vous croyez que vos données ne sont pas correctes, vous avez le droit d’en demander la rectification. Ceci s’applique aux données factuelles et non à nos avis professionnels éventuellement émis à votre égard. Il se peut que nous vous demandions des preuves confirmant l’erreur de vos données. Si nous reconnaissons avoir commis une erreur, nous la corrigerons et aviserons toute personne à qui nous avons déjà envoyé ces renseignements. Dans l’éventualité où nous ne reconnaissons pas avoir commis d’erreur, nous accepterons quand même d’indiquer dans votre dossier votre point de vue bref et nous le transmettrons à toute autre personne ayant déjà reçu ces données.